BOVIB - Branche-organisatie voor intermediairs en brokers

• 21 jun. 2022 17:45:00

Verslag rondetafelgesprekken over aanbestedingen

Bovib organiseerde in mei en juni drie goedbezochte rondetafelgesprekken over de vraag hoe aanbestedingen in de toekomst verbeterd kunnen worden.

Tientallen Bovib-leden, aanbestedende diensten, adviesbureaus en inkopers* discussieerden in drie sessies over het verbeteren van aanbestedingen. Directe aanleiding is de uitspraak van de Commissie van Aanbestedingsexperts (CvAE) naar aanleiding van een klacht van intermediair Harvey Nash over een aanbesteding van de Provincie Noord-Holland voor het leveren van ICT-professionals via brokering. Deze aanbesteding leidde niet tot de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI), omdat de aanbestedende partij niet naar de prijs (eindtarief ingehuurde professional) maar uitsluitend naar de marge (van de leverancier) keek. De CvAE verklaart deze klacht gegrond.

Alternatieven voor marge als gunningscriterium

Voor de Bovib is uitspraak van de CvAE aanleiding om met alle betrokken partijen om tafel te gaan en samen tot betere alternatieven dan marge als gunningscriterium te komen.

Drie onderwerpen staan centraal m.b.t. aanbestedingen voor de inhuur van zzp’ers:

1. Nut en noodzaak van het Bovib-kwaliteitskeurmerk

2. De uitgevraagde dienstverlening versus pricing modellen

3. Meningen over de uitspraak van CvAE

Samenvatting

Ad.1. Bovib-keurmerk meer bekendheid geven

Bovib introduceerde in 2017 een keurmerk voor intermediaire dienstverlening. Om de kwaliteit van dienstverlening te verbeteren, wil onze vereniging het keurmerk nog meer uitdragen in de markt.

Het keurmerk, waarin de NEN- en ISO-normen zijn verwerkt, biedt daarbij comfort wat betreft:

• Fiscale afdekking*

• Financieel management

• De kwaliteit van dienstverlening

* het Bovib-keurmerk heeft nog geen vrijwarende werking bij de Belastingdienst, maar bevat wel normen die opdrachtgevers vrijwaart van eventuele naheffingen en claims, in geval van stortingen op een g-rekening.

Het draagvlak voor het keurmerk is groot onder Bovib-leden, maar zij merken in de praktijk dat bij een aanbestedingstraject of in een klantomgeving om een andere type kwaliteitskeurmerk wordt verzocht. Bij navraag onder de niet-Bovib-leden tijdens een van de rondetafelsessies blijkt wel om het Bovib-keurmerk wordt gevraagd maar niet vaak.

Ter informatie stuurt het bestuur allen het normenkader toe, met een begeleidend schrijven over de verhoging van de kwaliteit van dienstverlening met het keurmerk.

In de leidraad bij bestekken of aanbesteding worden standaard de kwaliteitsstandaarden ISO, NEN en SNA (Stichting Normering Arbeid) gevraagd. De Bovib zou het eigen keurmerk graag terugzien in de aanbestedingsbestekken. Het liefst ziet de branchevereniging dat bij uitvraag ISO- en Bovib-keurmerk beiden volstaan. Bovib-voorzitter Frederieke Schmidt Crans benadrukt dat zij geen partijen wil uitsluiten die niet Bovib-gecertificeerd zijn: het streven is dat het keurmerk als gelijkwaardig wordt gezien.

De Bovib merkt dat er in de markt behoefte is aan helderheid over het keurmerk. Het is de uitdrukkelijke wens om de bekendheid van het keurmerk te vergroten bij opdrachtgevers, inkooporganisaties en aanbestedende partijen. Idee dat wordt geopperd is een white paper met relevante, overzichtelijke informatie over inhuur-intermediairs en brokers.

Ad.2. De uitgevraagde dienstverlening versus prijsmodellen

Iedereen is het erover eens dat een goede prijsstelling begint met het formuleren van een goede uitvraag. “Soms weet de klant zelf niet eens wat hij precies zoekt”, zegt iemand van een adviesbureau.

Om een gelijk speelveld te creëren is duidelijke terminologie nodig over de verschillende type dienstverlening. Wat doet een MSP? Wat houdt brokerdienstverlening in? Probleem hierbij is dat in de praktijk hiervan veel hybride vormen voorkomen.

Suggestie is om twee soorten uitvragen te onderscheiden: één voor contractservice (procesvraag) en/of één voor intermediaire dienstverlening (inclusief werving en selectie (leveringsvraag)). En daarbinnen kunnen dan mededingen plaatsvinden.

Deelnemers die aanbestedende diensten adviseren, merken dat de kennis en kunde hiervoor veelal ontbreekt bij organisaties. En dan zijn er cowboys op de markt die daar misbruik van maken. Volgens een aanwezige ontstaat de marge/prijs-discussie doordat de dienstverlening diffuus (onduidelijk) is.

Redelijke range

Iedereen vindt dat er een eerlijke en transparante vergoeding voor verleende diensten moet komen. Klinkt allemaal logisch, maar daar gaat het vaak al mis. Een van de deelnemers laat weten dat het echt voorkomt dat intermediairs een fee van 30 euro op het uurtarief hanteren. Dat is in niemands belang, niet van de klant, niet van de zzp’er en niet van de intermediair.

Het tegenovergestelde gebeurt ook: een fee van 0,50 cent voor detachering. Dat is onmogelijk, zeker op een krappe arbeidsmarkt waarbij intermediairs veel inspanning moeten verrichten om een kandidaat te vinden. Men is het erover eens dat er fatsoenlijke onder- en bovengrenzen moeten zijn.

Deelnemers aan de rondetafelgesprekken* hebben verschillende ervaringen met de prijsmodellen. Twee bevindingen uit de praktijk:

1. Soms is sprake van onderleveranciers. Dat kan leiden tot ondoorzichtige prijsmodellen, bijvoorbeeld waarin de MSP-opslag in het uitzendtarief moet worden verwerkt of dat alle proceskosten (facturatie, registratie van een medewerker) moeten worden uitgesplitst, wat een forse administratieve belasting betekent. Daarom is van belang dat de opdrachtgever duidelijk is over zijn uitvraag, scope en de gewenste aanbieding.

2. Er bestaat verwarring over de andere verdienmodellen. Een bekend voorbeeld is freelancers die betaalde accounts moeten afsluiten om leads voor opdrachten te krijgen. Een spreker noemt dit soort alternatieve inkomstenbronnen kwalijk. Een ander voorbeeld is uitbesteding aan een MSP-dienstverlener, waarbij de spreker vervolgens met kandidaten zelf afspraken moest maken over kickback fees. Soms is de uitgevraagde dienstverlening niet helemaal helder en loopt MSP en het leveren van kandidaten en pricing modellen door elkaar.

Aanwezigen stellen vast dat prijs op dit moment te zwaar meetelt bij de beoordeling in aanbestedingen. De percentages lopen uiteen van een opslag van 15 tot 40%, met een gemiddelde van 30%. Er is sprake van relatief grote verschillen in marges, met een bandbreedte van 2,50 tot 5 euro per uur.

Opmerking van een deelnemer: “Bij intermediaire dienstverlening ben je dan al snel 30 punten kwijt bij prijs, dan ga je het op kwaliteit niet meer goedmaken.”

Marge of prijs?

Toch is verschillen de meningen. Waarom wil een aanbestedende dienst invloed uitoefenen of de marge van de intermediair? (Het gaat toch om het eindtarief? – stelt een leverancier. Een aanwezige wijst erop dat in andere markten helemaal niet naar marge van de leveranciers wordt gekeken: het prijswijzigingenrisico (dat mede de marge bepaalt) ligt bij de opdrachtnemer.

Vanuit de inkoopkant wordt er anders naar gekeken. Bij EMVI hoort nu eenmaal een prijselement in geval van EU-aanbestedingen. Grote vraag is: hoe bepaalt een aanbestedende dienst wat een redelijke marge is?

RVO als voorbeeld

Als geslaagd alternatief voor een werkbare prijsstelling bij aanbestedingen worden RDW en RVO genoemd. Bij RVO wordt voor de inhuur van ICT-professionals Rijk bij het ministerie van Economische Zaken en Klimaat niet gekeken naar marge, wel naar prijs (eindtarief). Zij werken al jaren met de zogenoemde Rekenfactor gemiddeld tarief.

Stel dat het gemiddelde overheidstarief (gebaseerd op salarisschalen) in die periode op 70 euro uitkomt, dan wordt dit getal vermenigvuldigd met de Rekenfactor om te komen tot een gewogen gemiddeld eindtarief dat voor een bepaalde leverancier in die periode geldt. Is die Rekenfactor bijvoorbeeld 1,50, dan wil dat zeggen dat de tarieven die die leverancier aanbiedt in die periode gemiddeld niet meer dan 50% ‘hoger’ mogen zijn dan het gemiddelde overheidstarief. In dit voorbeeld zou het gemiddelde tarief van deze leverancier dus niet boven de 105 euro (70 euro x 1,50) mogen uitkomen.

Aanwezige leveranciers zijn enthousiast over deze methode. Zij stellen dat op deze manier de vrijheid om te ondernemen blijft bestaan.

Ad.3. Meningen over de uitspraak van CvAE

Harvey Nash licht de casus toe. Hun ervaring is dat 60% van de aanbestedingen gegund worden op basis van marge. Dit bevreemdt hen, want verschillende brokers hanteren verschillende prijsmodellen en marges. Degene met de laagste marge is echter lang niet altijd de goedkoopste (qua eindprijs), laat staan de beste in kwaliteit.

Een deelnemer plaats de kanttekening dat het eindtarief eenmalig vooraf vergelijken lastig is. Daarom is het belangrijk om inzicht te hebben in de bandbreedte van de fee.

Ook merkt iemand op dat marges als criterium schijnveiligheid bieden. Sturen op marge is ontstaan om te voorkomen dat de marges uit de klauwen lopen. De algemene opinie: marges van 20 tot 40 euro die bepaalde ‘cowboys’ in de markt hanteren, zijn volstrekt onacceptabel. De suggestie wordt gedaan om een maximale marge van 10 euro te hanteren en partijen in mini-competitie te laten uitmaken wie de opdracht gegund wordt.

De Provincie Noord-Holland heeft de omstreden aanbesteding overigens toch doorgezet en is overgegaan op definitieve gunning. Maar dat betekent niet dat er niets is veranderd. In toekomstige aanbestedingen zullen aanbestedende diensten wel degelijk rekening houden met de strekking van de uitspraak van CvAE. Of, zoals een deelnemer van een adviesbureau opmerkte: “Door deze zaak is bij ons wel een alarmbel afgegaan.”

Wie nu op die manier een aanbesteding uitzet, kan rekenen op veel commentaar. Positief is dus dat er dus gediscussieerd wordt door intermediairs en aanbestedende diensten over eerlijke, transparante prijsmodellen.

Concrete suggesties/actiepunten voor de Bovib:

• Het oprichten van een meldpunt waar leveranciers anoniem zaken kunnen aankaarten. In een onafhankelijk adviesgesprek zou daarop informatie verstrekt kunnen worden over hoe wel/beter aan te besteden

• Het borgen van de vergelijkbare en vrijwarende werking van het Bovib-keurmerk (en hoe dit kenbaar maken aan de markt en aan opdrachtgevers)

• Het Bovib-bestuur zal een overzicht alternatieve prijsmodellen opstellen en delen met betrokken partijen

• Het opstellen van een whitepaper dat overzicht biedt van de dienstverlening van Bovib-leden.

*Deelnemers (in willekeurige volgorde): FixedToday, Significant, Het Flexhuis, UWV, TCF, Harvey Nash, Labor Redimo, Seven Stars, HeadFirst, TenderPeople, Jeij, Hinttech, Hero Professionals, DSG, Bekwaam InterimManagement, ZiPconomy, Pro-Act, Brainnet, NBBU, Finance Factor, TalentIn, Pro10, Vibe Group, Brackmann Aanbestedingsspecialist, Alliander, NIC, Reijn, RVO EZK, Essentium, Randstad, Icq groep, Maandag, Flexvalue, Staffing MS, Vitens, Bergler, BlueTrail, Essentium